Jak powinna wyglądać strona internetowa kancelarii notarialnej?
Rozwiązania opracowane zgodnie z uchwałą nr IX/62/2016 Krajowej Rady Notarialnej oraz Kodeksem Etyki Zawodowej Notariusza.
Zawód notariusza wymaga powagi, zaufania oraz bezwzględnego przestrzegania zasad etyki zawodowej. To profesja, której istotą jest zapewnienie bezpieczeństwa obrotu prawnego – a więc także odpowiedzialność za to, jak kancelaria notarialna prezentuje się w przestrzeni publicznej, również w Internecie.
W dobie cyfryzacji strona internetowa kancelarii notarialnej nie jest już jedynie dodatkiem, lecz elementem oczekiwanym przez klientów. Jednocześnie, z racji charakteru zawodu, notariusz nie może w dużej mierze korzystać z narzędzi marketingowych dostępnych dla innych branż. Właśnie dlatego tak istotne jest, aby strona internetowa była nie tylko estetyczna i funkcjonalna, ale przede wszystkim zgodna z przepisami – zwłaszcza z uchwałą Krajowej Rady Notarialnej oraz Kodeksem Etyki Zawodowej Notariusza.
W niniejszym poradniku pokazujemy, jak powinna wyglądać nowoczesna, profesjonalna i zgodna z prawem strona kancelarii notarialnej – i co można na niej zamieścić, aby ułatwić życie zarówno klientowi, jak i samemu notariuszowi.
Kluczowe cechy profesjonalnej strony kancelarii notarialnej
- Powaga i elegancja
Strona internetowa powinna być estetyczna, przejrzysta, z neutralną kolorystyką oraz układem graficznym, który podkreśla profesjonalizm i nie narusza godności zawodu. - Responsywność (RWD)
Strona www kancelarii notarialnej powinna poprawnie skalować się i wyświetlać zarówno na komputerach oraz laptopach jak i na telefonach i tabletach. - WCAG – dostępność dla wszystkich
Strona powinna być dostępna dla wszystkich – również dla osób starszych i z niepełnosprawnościami czyli posiadać m.in. możliwość powiększenia czcionki, ustawienia wysokiego kontrastu, ustawienia skali szarości czy wyróżnienia nawigacji. - Ochrona danych zgodnie z RODO
Na stronie powinna być wdrożona polityka prywatności oraz formularze zgód na przetwarzanie danych osobowych, zapewniając pełną zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych. Niezbędna jest również informacja o stosowaniu Cookies. - Wersje językowe
Jeżeli kancelaria notarialna obsługuje klientów w różnych językach, strona internetowa także powinna zawierać te wersje językowe, w których obsługiwani są klienci np. PL, EN, DE, UA itp. - Bezpieczeństwo danych
Wymagane jest zabezpieczenie strony internetowej (certyfikat SSL, moduły zabezpieczające, regularne aktualizacje kodu strony www oraz wtyczek) przed ingerencją złośliwego oprogramowania a także osób trzecich. - Dlaczego warto zadbać o profesjonalną stronę kancelarii?
Strona internetowa to nie tylko wizytówka kancelarii, ale także narzędzie budujące zaufanie klientów i ułatwiające im dostęp do usług notarialnych. W świecie, gdzie pierwsza interakcja z kancelarią często odbywa się online, odpowiednio zaprojektowana strona pozwala wyróżnić się w sposób zgodny z etyką zawodu.
W kolejnych częściach artykułu pokażemy, jakie elementy powinna zawierać strona internetowa, czego należy unikać i jak sprawić, by była zarówno praktyczna, jak i reprezentacyjna.
Co należy umieścić na stronie www kancelarii notarialnej?
- Informacje o notariuszu: imię, nazwisko, tytuł naukowy, data powołania,
- Szczegóły kancelarii: adres z praktycznym opisem dojazdu (mapa, plan), informacje o udogodnieniach (np. winda, parking, dostęp dla osób z niepełnosprawnościami),
- Kontakt: telefon, e-mail, faks, numery rachunków bankowych – wszystko, co ułatwia szybką komunikację,
- Godziny pracy: jasno podane dla klientów,
- Znajomość języków: informacja o językach obcych (z dokumentami, jeśli dostępne), co może być atutem dla klientów międzynarodowych,
- Usługi notarialne: wykaz czynności, z maksymalnymi stawkami taksy notarialnej oraz informacją o podatkach i opłatach sądowych,
- Sekcja FAQ: lista najczęściej zadawanych pytań i odpowiedzi dotycząca usług notarialnych (np. „Jakie dokumenty są potrzebne do sporządzenia aktu sprzedaży nieruchomości?”, “Czy mogę sporządzić testament w kancelarii notarialnej?”, “Jakie są koszty sporządzenia umowy darowizny?”, “Jak sporządzić akt poświadczenia dziedziczenia?” itp.), zgodna z uchwałą, aby ułatwić klientom przygotowanie się do wizyty.
- Elementy wizualne:
– godło RP (max 500×700 px, min. 100 dpi)
– logo notariatu (max 500×700 px, min. 100 dpi)
– zdjęcie notariusza (max 500×700 px, min. 100 dpi)
– zdjęcie budynku kancelarii (max 600×800 px, min. 100 dpi) - Przydatne linki: do stron administracji, sądów, KRN czy lokalnej Izby Notarialnej,
- Zgodność z RODO: polityka prywatności i zgody na przetwarzanie danych, by zapewnić ochronę informacji,
- Informacja o cookies: przejrzysty komunikat z opcją wyboru, spełniający wymogi prawne.
Czego należy unikać?
Tworząc stronę internetową kancelarii notarialnej, należy ściśle przestrzegać zasad określonych w uchwale Krajowej Rady Notarialnej, aby zapewnić jej zgodność z prawem, etyką zawodową i powagą zawodu. Poniżej przedstawiamy szczegółowe wytyczne dotyczące tego, czego należy unikać:
- Treści nieprofesjonalnych: strona nie może zawierać reklam, prywatnych opinii ani informacji niezwiązanych z działalnością notarialną,
- Sztucznej promocji: zgodnie z uchwałą KRN zabrania się stosowania mechanizmów sztucznego pozycjonowania strony w wyszukiwarkach. (dozwolona jest jednak optymalizacja strony internetowej pod kątem SEO, dzięki której jesteśmy w stanie uplasować wysoko pozycję strony internetowej w wyszukiwarce Google),
- Kontrowersji: treści naruszające etykę, godność zawodu czy prawa innych osób są niedopuszczalne. Obejmuje to unikanie sformułowań sensacyjnych, wprowadzających w błąd, marketingowych (np. obietnice „najszybszych usług” czy „gwarancji sukcesu”),
- Nadmiaru ozdób: tylko określone elementy graficzne w określonych rozmiarach. Niedopuszczalne jest dodawanie zbędnych dekoracji, takich jak animacje, jaskrawe tła, przesadne efekty wizualne czy dodatkowe ilustracje. Nadmiar ozdób może sprawić, że strona straci powagę i będzie postrzegana jako nieprofesjonalna.
- Braku zabezpieczeń: strona internetowa musi być chroniona i odpowiednio zabezpieczona, by nie narażać danych klientów ani notariusza,
- Nieaktualnych lub nierzetelnych informacji: strona musi zawierać wyłącznie prawdziwe i aktualne dane, zgodne z rzeczywistością,
- Mieszania działalności zawodowej z prywatną: zgodnie z §5 uchwały, notariusz powinien wyraźnie oddzielać działalność zawodową od prywatnej w Internecie.
Propozycja wykonania nowej strony dla Państwa kancelarii notarialnej
Opracowaliśmy rozwiązania dedykowane kancelariom notarialnym. Oferujemy profesjonalną stronę internetową opartą na systemie WordPress z zaawansowanym narzędziem Elementor, wyposażoną w intuicyjny panel zarządzania treścią (CMS). Strona będzie w pełni zgodna z wytycznymi Krajowej Rady Notarialnej, zoptymalizowana pod kątem SEO, aby skutecznie pojawiać się w wynikach wyszukiwania Google (z zachowaniem zasad etycznych i zakazu sztucznego pozycjonowania). Zapewniamy responsywność na wszelkie urządzenia – smartfony, tablety i komputery – oraz zgodność z wymogami UX, RODO i standardami dostępności WCAG. Zapewniamy wdrożenie systemów zabezpieczeń dzięki odpowiednim modułom, certyfikatowi SSL, polityce cookies zgodnej z prawem oraz regularnym aktualizacjom kodu strony oraz wtyczek.
Profesjonalna strona internetowa kancelarii notarialnej to więcej niż tylko narzędzie informacyjne – to odzwierciedlenie wartości, jakie niesie zawód notariusza czyli rzetelności, zaufania i odpowiedzialności. Zaprojektowana zgodnie z uchwałą Krajowej Rady Notarialnej, estetyczna i funkcjonalna, staje się mostem łączącym kancelarię z klientami, ułatwiając im dostęp do usług w sposób zgodny z prawem i etyką. Inwestycja w taką witrynę to krok w stronę nowoczesności, który szanuje tradycję zawodu, a jednocześnie odpowiada na oczekiwania klientów.
Chętnie podejmiemy się realizacji nowej strony internetowej, która w pełni odzwierciedli profesjonalizm Państwa kancelarii notarialnej. Nasza firma specjalizuje się w projektowaniu witryn zgodnych z wymogami KRN, dbając o każdy szczegół – od estetyki po bezpieczeństwo danych i optymalizację pod kątem Google.
Zbudujemy dla Państwa stronę internetową, która będzie wizytówką kancelarii – godną zaufania, przejrzystą i nowoczesną.
